Abwesenheitsworkflow in SAP-ECC® (mit Outlook-Integration)

Unsere Lösung:

Anlegen eines Abwesenheitsantrages erfolgt direkt unter SAP-ECC mittels von uns implementierten Transaktion mit rollenbasierter Berechtigungsprüfung und Workflowintegration. Die generierten Workflow’s zur Genehmigung können durch den Adressdaten direkt unter SAP (Business Work Place) oder unter Outlook/Lotus Notes bearbeitet werden.

Der Mitarbeiter kann seinen Abwesenheitsantrag mit verschiedenen Abwesenheitsarten selbst anlegen und diese zur Genehmigung weiterleiten.

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Über die Aufbauorganisation(OM) wird der zu Genehmigende automatisch ermittelt und per Workflow addressiert. Der Antragsteller kann den Vertreter für den Zeitraum seiner Abwesenheit angeben. Dieser wird automatisch per Info-Workflow informiert. Erst wenn der Urlaub/etc. genehmigt wird, erfolgt die Fortschreibung ins HR-System.
Stornierung eines bereits genehmigten Abwesenheitsantrages ist für den Mitarbeiter denkbar einfach gehalten. Der Mitarbeiter geht auf den bereits genehmigten Abw.Antrag und betätigt lediglich den Button „Storno“. Das Sysem generiert autom. den Stornierungsantrag und sendet per Workflow an den Vorgesetzten. Stimmt dieser der Stornierung zu, so werden die genehmigten Abwesenheitsdaten aus HR-System autom. rückgängig gemacht.
Bei der Abwesenheitserfassung findet online die Doppelerfassungsprüfung statt.
Hat der Abw.Antrag Überschneidungen mit bereits bebuchten Abwesenheiten,
so ist eine Weiterleitung dieses Antrages nicht möglich. Genauso ist eine Abwesenheitserfassung auf die arbeitsfreien Tage nicht möglich.
Der persönliche Urlaubsanspruch wird dem Erfasser direkt angezeigt und kann nicht überschritten werden.



Innerhalb gleicher Abteilung(aus OM ableitend) kann jeder Mitarbeiter für seine Kollegen bzw. jeder Vorgesetzter für seine Mitarbeiter Abwesenheiten erfassen. Erst die Genehmigung durch den Vorgesetzten via Workflow führt zu einer HR-Fortschreibung.
Damit löst sich das Erfassungsproblem von Mitarbeitern ohne SAP-Zugang(z.B. Produktionsmitarbeiter). Für diese können die Abwesenheiten zentral durch das jew. Sekretariat erfolgen bzw. über den jeweiligen Vorgesetzten, der die Daten dann auch gleich genehmigt.

Wir generieren Workflowbenachrichtigungen als eMail. Damit müssen die Genehmiger bzw. Vertreter sich nicht laufend im SAP-ECC anmelden, um Kenntnis über ihre Workfloweingänge zu erlangen. Der Empfänger kann aus seinem Outlook-eMail heraus mit Doppelklick auf den Anhang die Workflowbearbeitung in SAP direkt starten.

 

 

 

Man kann neben der Abwesenheitsarten Urlaub/Zeitausgleich/Sonderurlaub bei Bedarf weitere Abwesenheitsarten wie Krankheit/Dienstreise/… zur Erfassung und Durchbuchung zulassen.