Outlook-Integration in SAP

Nahtlose Integration von Outlook und SAP-AnwendungenDie meisten Anwender beherrschen die bekannten Office-Anwendungen von Microsoft sehr gut und legen wichtige unternehmensweite Daten lieber in Outlook ab, als entsprechende Funktionalitäten einer ERP-Software wie SAP R/3 zu nutzen.

Umgekehrt haben die Anwender keinerlei Möglichkeiten, beim Versenden von E-Mails aus dem SAP-System heraus, auf ihre persönlichen Kontaktdaten im Adressbuch von Outlook zuzugreifen. Dies führt dazu, dass Kontaktdaten oft mehrfach redundant abgelegt werden. Die IT-Bereiche in vielen Unternehmen sind somit quasi in zwei separate Welten getrennt - die Welt von Microsoft und die Welt des ERP-Systems SAP.

Unser Lösungsansatz

Was liegt also näher, als beide Welten zu vereinigen? Mit diesem Ziel haben wir unsere SAP-Outlook-Integration entwickelt. Wichtige Funktionalitäten von Outlook (z.B. Zugriff auf Kontaktdaten) wurden in das SAP-System integriert. Umgekehrt kann der Anwender über die bekannte und vertraute Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook eine E-Mail zum automatisierten Anlegen als Dokument in SAP vorsehen. Damit entfallen manuelle Doppelerfassungen oder Medienbrüche zwischen der Outlook-Welt und der ERP-Welt. Beide Welten verschmelzen.

Integrierte Funktionen auf einen Blick 

    1. E-Mail automatisiert als Dokument in SAP eDOC (DVS / KPro) anlegen

    2. Benachrichtigung in Outlook beim Eintreffen neuer Workflow-Nachrichten in SAP

    3. Synchronisation von Outlook-Kontakten mit Geschäftspartnern in SAP

    4. Zugriff aus SAP heraus auf Kontaktdaten in Outlook (z.B. bei einer Workflowverteilung)

    5. Automatische Benachrichtigung des zuständigen Disponenten in Outlook bei einer kritischen Unterdeckung in SAP

     

    Vergleich der beiden Systeme: früher und heute

     


    E-Mail automatisiert als Dokument in SAP (DVS / KPro) anlegen

     

     

    In nur drei Schritten wird eine E-Mail aus Outlook in SAP als Dokumentinfosatz abgelegt:
    1. Markieren sie in Outlook die E-Mail(s), die sie an eDOC senden möchten.
    2. Führen sie in Outlook die Funktion Senden an SAP auf. Die markierten E-Mails werden nun an das SAP-System weitergeleitet.
    3. Geben sie die Dokumentart an, unter der sie die Mail anlegen möchten. Die Mail wird in SAP als Dokumentinfosatz strukturiert abgelegt.

    E-Mail automatisiert als Dokument in SAP einchecken

     


    Benachrichtigung in Outlook beim Eintreffen neuer Workflow-Nachrichten in SAP

    Workflowbenachrichtigung in Outlook

     


    Synchronisation von Outlook-Kontakten mit Geschäftspartnern in SAP

    Kontakte aus Outlook können in SAP als Geschäftspartner automatisiert importiert werden. Der Geschäftspartner-Stammdatensatz kann dann in verschiedenen Anwendungen wie z.B. für Servicemeldungen weiter verwendet werden.

    Beispiel einer Servicemeldung mit Zugriff auf synchronisierte Outlook-Kontakte


    Integration des Outlook-Adressbuches bei Auswahl von Workflowempfängern in SAP eDOC

    Bei der Auswahl von Workflow-Empfängern können Sie in SAP eDOC Namen und Adressen aus dem Outlook-Adressbuch auswählen.

    Klicken Sie zum Aufruf des Adressbuches auf den Windows-Button (1). Das Adressbuch wird angezeigt und Sie können wie in Outlook gewohnt Empfänger auswählen.

    Outlook-Adressbuch in SAP nutzen


    Automatische Benachrichtigung des Disponenten in Outlook bei einer kritischen Unterdeckung in SAP

     

    Automatische Alarmfunktion

    Wird eine kritische Unterdeckung ermittelt, erfolgt eine Benachrichtigung des zuständigen Disponenten. Der Disponent erhält eine Benachrichtigung in Outlook. Der Planauftrag kann direkt aus Outlook heraus ausgeführt werden.

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