Outlook-Integration in SAP

Nahtlose Integration von Outlook und SAP-AnwendungenDie meisten Anwender beherrschen die bekannten Office-Anwendungen von Microsoft sehr gut und legen wichtige unternehmensweite Daten lieber in Outlook ab, als entsprechende Funktionalitäten einer ERP-Software wie SAP R/3 zu nutzen.

Umgekehrt haben die Anwender keinerlei Möglichkeiten, beim Versenden von E-Mails aus dem SAP-System heraus, auf ihre persönlichen Kontaktdaten im Adressbuch von Outlook zuzugreifen. Dies führt dazu, dass Kontaktdaten oft mehrfach redundant abgelegt werden. Die IT-Bereiche in vielen Unternehmen sind somit quasi in zwei separate Welten getrennt - die Welt von Microsoft und die Welt des ERP-Systems SAP.

Unser Lösungsansatz

Was liegt also näher, als beide Welten zu vereinigen? Mit diesem Ziel haben wir unsere SAP-Outlook-Integration entwickelt. Wichtige Funktionalitäten von Outlook (z.B. Zugriff auf Kontaktdaten) wurden in das SAP-System integriert. Umgekehrt kann der Anwender über die bekannte und vertraute Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook eine E-Mail zum automatisierten Anlegen als Dokument in SAP vorsehen. Damit entfallen manuelle Doppelerfassungen oder Medienbrüche zwischen der Outlook-Welt und der ERP-Welt. Beide Welten verschmelzen.

Integrierte Funktionen auf einen Blick 

    1. E-Mail automatisiert als Dokument in SAP eDOC (DVS / KPro) anlegen

    2. Benachrichtigung in Outlook beim Eintreffen neuer Workflow-Nachrichten in SAP

    3. Synchronisation von Outlook-Kontakten mit Geschäftspartnern in SAP

    4. Zugriff aus SAP heraus auf Kontaktdaten in Outlook (z.B. bei einer Workflowverteilung)

    5. Automatische Benachrichtigung des zuständigen Disponenten in Outlook bei einer kritischen Unterdeckung in SAP

     

    Vergleich der beiden Systeme: früher und heute